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Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo)


Warum muss ich ein beBPo einrichten?

Behörden sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts sind aufgrund neuer gesetzlicher Regelungen seit dem
1. Januar 2018 verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für das Zustellen elektronischer Dokumente und für den Austausch mit Gerichten zu eröffnen.

Grundlage sind das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 (BGBl. I S. 3786), die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 24. November 2017 (ERVV) sowie das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208 ff.).

Die Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung in Niedersachsen müssen zur Umsetzung dieser Verpflichtung besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo) einrichten. Auch den Niedersächsischen Kommunen wird empfohlen, besondere elektronische Behördenpostfächer anzulegen. Gemäß Kabinettsbeschluss vom 13. Februar 2018 wurde IT.Niedersachsen als Prüfstelle bei Anträgen auf Freischaltung eines besonderen elektronischen Behördenpostfachs bestimmt.


Was ist ein beBPo?

Das beBPo beruht auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs ( EGVP), die sich für den Elektronischen Rechtsverkehr seit 2004 bewährt hat und die ihrerseits der OSCI-Sicherheitsinfrastruktur zugrunde liegt.

Ein beBPo und das EGVP sind grundsätzlich funktionsgleich, das EGVP erhält aber zusätzlich die Rolle „beBPo“. Um aus einem EGVP ein beBPo zu machen, sind ein Identifizierungsverfahren des Postfachinhabers, ein Eintrag in einem sicheren elektronischen Verzeichnis ( SAFE) sowie ein VHN-Zertifikat (VHN steht für vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis, siehe unten) notwendig.

Von Bedeutung ist außerdem die Namenskonvention für das beBPo. Die konkreten Anforderungen an ein beBPo können Sie in der ERVV im Kapitel 3 nachlesen.

Wir weisen darauf hin, dass ein beBPo grundsätzlich auch auf der Grundlage der Software Governikus Communicator eingerichtet werden kann. Allerdings gibt es für dieses Produkt keinen Supportvertrag und wird insofern nicht von IT.Niedersachsen angeboten.

Für Nutzerinnen und Nutzer des Niedersachsen-Clients (NiC) stellt IT.Niedersachsen die Software für das beBPo über die Softwareverteilung bereit. Andere Kundinnen und Kunden können diese gern hier herunterladen. Der Funktionsumfang der beBPo-Software ist in Ansätzen vergleichbar mit einem E-Mail-Programm. So gibt es in beiden einen elektronischen Postein- sowie -ausgang. Da beBPo-Nachrichten der OSCI-Sicherheitsinfrastruktur zugrunde liegen, erfüllen diese deutlich höheren Anforderungen an die Authentizität und Vertraulichkeit als E-Mails.

Da das VHN-Zertifikat die Authentizität einer beBPo-Nachricht automatisch herstellt, ist kein Umgang mit elektronischen Signaturen erforderlich. Außerdem wird eine beBPo-Nachricht automatisch verschlüsselt, da jedes EGVP und somit auch jedes beBPo mit einem Postfach-Zertifikat für die Verschlüsselung versehen ist.

Weiterhin ist es möglich, dass mehrere Nutzerinnen und Nutzer Zugang zu einem beBPo-Postfach haben können. Behörden müssen im Vorfeld festlegen, ob sie ein oder mehrere beBPo betreiben wollen und wer auf diese Zugriff haben soll.

Der Einsatz der beBPo beschränkt sich nicht nur auf die Kommunikation mit Gerichten. Behörden können besondere elektronische Behördenpostfächer auch für die Kommunikation untereinander verwenden.

Weiterführende Informationen der Arbeitsgruppe „IT-Standards in der Justiz“ zum beBPo finden Sie hier.


Wo kann ich ein beBPo beantragen?

Das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport (MI) hat IT.Niedersachsen (IT.N) im November 2017 beauftragt, für den Betrieb der besonderen elektronischen Behördenpostfächer einen Basisdienst anzubieten. Gemäß Kabinettsbeschluss vom 13. Februar 2018 wurde IT.Niedersachsen als Prüfstelle bei Anträgen auf Freischaltung eines besonderen elektronischen Behördenpostfachs bestimmt.

Der Antragsprozess steht seit dem 19. April allen berechtigten Stellen zur Verfügung.

Zu den möglichen Rechtsfolgen, falls ein beBPo nicht rechtzeitig zum 1. Januar 2018 eingesetzt werden konnte, hat das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport (MI) am 12. Dezember 2017 eine Stellungnahme veröffentlicht.


Wie kann ein EGVP in ein beBPo umgewandelt werden?

Allen berechtigten Stellen ist am 19. April eine Kundeninformation mit Zugangsdaten zu den für das beBPo benötigten Komponenten, bzw. den zur Antragstellung benötigten Webseiten zugegangen.
Für eine Umwandlung ist ein Antrag auf Umwandlung zu stellen und abschließend das VHN-Zertifikat einzubinden. Bitte lesen Sie für die Details zur Antragstellung hier weiter.


Wo kann ich ein VHN-Zertifikat beschaffen?

Die Bereitstellung des VHN-Zertifikats erfolgt durch die Bundesnotarkammer (BNotK), nachdem IT.Niedersachsen den Antrag auf Einrichtung eines beBPo positiv geprüft und die Rolle beBPo im Verzeichnisdienst SAFE freigeschaltet hat. Das entsprechende Verfahren zum Download hat die BNotK Mitte März zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Pilotbetriebs wird das Verfahren getestet und Nutzer-Anleitungen erstellt bzw. optimiert.
Nach bisherigem Kenntnisstand entstehen für das VHN-Zertifikat keine Kosten.

Weiterführende Informationen zum Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis finden Sie hier.


Woher erhalte ich ein Postfach-Zertifikat? Ist es möglich, dieses selbst auszustellen?

Ein Postfach-Zertifikat können Sie beispielsweise über den SignaturCard Service von IT.Niedersachsen beziehen. Der SignaturCard Service ist seit vielen Jahren etabliert und hat derzeit knapp 20.000 Zertifikate für Nutzerinnen und Nutzer in der Niedersächsischen Landesverwaltung und bei den Niedersächsischen Kommunen ausgegeben.
Weitere Hinweise finden Sie hier.

Technisch ist es zwar möglich, ein Postfach-Zertifikat selbst zu erstellen, allerdings kann die OSCI-Sicherheitsinfrastruktur (hier: Virtuelle Poststelle des Landes Niedersachsen) dieses nicht prüfen und als sicher einstufen. Aus diesem Grund darf ein Postfach mit einem selbst erstellten Zertifikat nicht im Verzeichnisdienst SAFE freigeschaltet und deshalb nicht für ein beBPo verwendet werden.


Wie kann ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) erstellt werden?

Ein elektronisches Empfangsbekenntnis kann nicht direkt aus einem beBPo auf EGVP-Basis erstellt werden. Dafür stellt die Justiz eine spezielle Software zur Verfügung. Informationen zum Bedienen der Software finden Sie hier (Kapitel: Browseranwendung für Zustellungsempfänger des elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB)).


Was kostet ein beBPo?

Wenden Sie sich bitte bei entsprechenden Fragen an das Kundenmanagement von IT.Niedersachsen ( Kundenmanagement@it.niedersachsen.de).

Circa 500 Behörden in Niedersachsen verfügen bereits über EGVP, die zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie eingerichtet wurden und zentral finanziert werden. Diese sollen im Rahmen der zentralen Finanzierung zu beBPo erweitert werden.


Websites und Dokumente mit weiterführenden Informationen

Informationen des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport – CIO – zum beBPo (nur Landesintranet)

Das vom IT-Planungsrat am 1. November 2017 beschlossene Eckpunktepapier mit dem Titel „Sicherer elektronischer Datenaustausch mit den Gerichten und Strafverfolgungsbehörden“ finden Sie hier.







Fotolia/Daniel Berkmann  

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weitere Informationen

Wichtig!

Bitte überprüfen Sie die Gültigkeitsdauer Ihres Postfachzertifikates bei EGVP/beBPo, indem Sie sich beim EGVP/beBPo-Postfach direkt anmelden.“ Falls eine Meldung erscheint, dass das Zertifikat demnächst abläuft, wechseln Sie das Postfachzertifikat gemäß Film unter „Installation/Software“. Falls die Meldung erscheint, dass das Postfach gesperrt wurde, richten Sie bitte ein neues Postfach mit dem durch Sie beantragten Zertifikat ein. Sollte Software von Drittherstellern zum Einsatz kommen (nicht das EGVP-Backend), bitten Sie den Hersteller, die Überprüfung und Wechsel durchzuführen. In der Regel erhalten Sie vor Ablauf des Zertifikates eine eMail, dass dieses zu erneuern ist. Das Zertifikat muss auch im EGVP/beBPo-gewechselt werden.

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